A autogestão do tempo e a administração do viés da urgência são umas das principais habilidades para atravessar este período pandêmico
Aprender a negociar é um recurso chave para lidar com este viés da urgência e para praticar uma boa gestão do tempo.
Múltiplas interrupções ao longo do dia comprometem a qualidade do nosso trabalho. Você sabia que ao tentar realizar várias atividades ao mesmo tempo, uma pessoa pode chegar a reduzir em até 40% sua performance? Com isso, nosso trabalho se acumula, nossa produtividade cai e ficamos cada vez mais sobrecarregados e frustrados. Esse cansaço, aumenta o número de erros e gera retrabalho... Quanto mais atarefados nos sentimos, mais forte é o Viés da Mera Urgência.
A importância de uma boa gestão do tempo para melhorar a qualidade de vida, saúde e performance das equipes, destacando o case da Microsoft no Japão como um exemplo de novas práticas organizacionais foi tema de um artigo publicado, em 2019, no nosso blog. Mal sabíamos nós que pouco tempo depois, a pandemia de Covid-19 iria impor a muitos a autogestão e a administração do viés da urgência como uma das principais habilidades para atravessar este período.
Para muitos, a pandemia se revelou também como um período de intenso desenvolvimento da inteligência emocional. Quem sou eu, o que importa na minha vida, quais são minhas prioridades, o que devo abrir mão nesse momento...Todas essas perguntas passaram a fazer parte das reflexões individuais mais profundas. Essas mesmas reflexões serviram de alavanca para a possibilidade de uma autogestão mais eficiente, habilidade esta, que se tornou a tábua de salvação para uma rotina altamente sobrecarregada.
Em meio a tantas expectativas, cobranças e frustrações, aprender a gerenciar de forma mais eficiente nosso tempo, foco e autocontrole se tornaram habilidades essenciais para que as pessoas encontrassem equilíbrio emocional. Tais habilidades permitiram uma melhor tomada de decisão e com isso, nos permitiu viver mais momentos de satisfação e bem-estar.
Infelizmente isso não se tornou verdade para todos. Se por um lado alguns foram capazes de recriar suas rotinas de forma mais equilibrada, outros (muitos) se viram sobrecarregados como nunca. O excesso de reuniões, mensagens e urgências passaram a fazer parte da rotina de trabalho, tornando ainda mais desafiadora a busca por um equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Limites foram cruzados, e a sobrecarga levou à frustração, cansaço e redução da autoestima. O que prejudicou ainda mais a performance, gerando um padrão custoso de cobrança, culpa e por fim, estresse.
Ao longo deste período, o impacto na saúde mental das pessoas tornou-se notório e ainda que possamos concordar que a Pandemia em si nos traz muitos elementos negativos com que lidar, a verdade é que os ambientes de trabalho também não ajudaram muito neste período. Mostrando uma dificuldade em se adaptar aos novos modelos de trabalho remoto, baixa autonomia das equipes e níveis reduzidos de confiança interpessoal, o cenário observado em nossas pesquisas aponta sempre os mesmos resultados. Nos últimos dois anos, acompanhamos milhares de colaboradores, em empresas de diferentes setores no Brasil e alguns países da América Latina e os resultados são idênticos. Vivemos um cenário de sobrecarga e insegurança, decorrente das mudanças estruturais que vivemos nas últimas décadas (mundo VUCA) e do impacto radical que a pandemia de Covid-19 trouxe para nossas vidas.
Será mesmo urgente? Ou estamos priorizando pequenas demandas frente aos projetos mais significativos?
Se por um lado entendemos que o contexto traz impactos, por outro, vemos que a maneira como lidamos com este contexto é determinante para ter maior ou menos saúde e performance. Entender a fundo o que mobiliza nosso comportamento e encontrar soluções para melhorar a vida das pessoas é o que nos move, por isso, gostaríamos de explicar para vocês hoje a respeito de um viés inconsciente que torna tudo ainda pior nesse cenário que acabei de descrever, o Viés da Mera Urgência.
Todos nós temos uma tendência natural de considerarmos urgentes eventos sensíveis ao tempo. Elementos que surgem de forma episódica na nossa rotina e por isso direcionamos nossa atenção (e energia) ao percebemos os mesmos como mais relevantes, importantes ou até mesmo atraentes. Um bom exemplo disso, são as mensagens que recebemos ao longo do dia. Seja por e-mail, redes sociais ou aplicativos, as mensagens sempre são eficientes em capturar a nossa atenção. E quando isso acontece, interrompemos o que estávamos fazendo para ver e responder as pequenas demandas que surgem como se fossem urgentes, mesmo que não sejam. Convenhamos, grande parte dessas mensagens são de demandas que poderiam ser feitas depois, mas paramos tudo que estamos fazendo para respondê-las prontamente. A história que contamos a nós mesmos é a de que a qualquer momento algo importante pode surgir e não podemos perder, ou de que é algo simples, então é melhor fazer logo! Será mesmo? A intenção pode ser boa, mas na prática este hábito é muito nocivo para nossa performance e rotina. Cada vez que interrompemos nossas atividades para ver e atender às mensagens, priorizamos essas pequenas demandas frente aos projetos mais significativos, aqueles que demandam mais tempo e concentração para ficarem prontos, e que de fato são capazes de trazer grande impacto para nossa produtividade e carreira.
Além disso, esse cenário de múltiplas interrupções ao longo do dia compromete a qualidade do nosso trabalho. Você sabia que ao tentar realizar múltiplas atividades ao mesmo tempo, uma pessoa pode chegar a reduzir em até 40% sua performance? Com isso, nosso trabalho se acumula, nossa performance cai e ficamos cada vez mais sobrecarregados e frustrados. O acúmulo de trabalho gera mais sobrecarga, aumentando a sensação de que trabalhamos o dia todo e não conseguimos resolver “nada”. Esse cansaço, aumenta o número de erros e gera retrabalho...ou seja, mais sobrecarga! Ainda fica pior, quanto mais atarefados nos sentimos, mais forte é o Viés da Mera Urgência. Começamos então a viver como se tudo fosse urgente, mas na verdade não é.
Como fugir desse ciclo? Uma dica importante é criar o hábito de silenciar todas as notificações! Durante este período, use os avisos de “Não perturbe” e faça acordos com a equipe para que vocês possam usufruir e respeitar os períodos de trabalho focado um do outro. Além disso, praticar uma boa gestão de tarefas e saber priorizar suas demandas também é importante. Esta é a atividade mais importante que eu deveria fazer agora? Posso fazer depois? Outra pessoa pode fazer? Aprender a negociar prazos é um recurso chave para lidar com este viés! Pouco a pouco a rotina melhora e aprendemos a gerir melhor nosso tempo, garantindo que nossos principais recursos – tempo e capacidade produtiva - estão sendo bem investidos a cada momento!
Sabemos que “na prática a teoria é outra”, mas confiem no processo. Mudar um hábito nunca é fácil, mas recomendamos que você faça o teste ao longo de um dia e depois reflita: Valeu a pena controlar o Viés da Mera Urgência?
Segue acompanhando nosso conteúdo para aprender mais sobre o comportamento humano e receber dicas de como melhorar a sua rotina e de suas equipes!
Um abraço e até o próximo post 😉